Văn phòng ảo vẫn là sự lựa chọn tối ưu cho các công ty năm 2020?

Chúng ta đều biết rằng loại hình dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm cho mình một mức đáng kể về chi phí thuê văn phòng, phòng ốc, không gian làm việc. Ngoài ra, văn phòng ảo còn mang đến công ty bạn, nhất là các công ty startup, SME nhiều tiện ích khác nữa. Ở bài viết này, Công ty Office168 sẽ tổng hợp các tiện ích mà loại hình văn phòng ảo đem lại để bạn có thể lựa chọn cho mình các phương án hiệu quả cho việc phát triển kinh doanh của mình.

Định nghĩa văn phòng ảo?

Khái niệm của Wiki về văn phòng ảo là: “loại hình văn phòng cung cấp những dịch vụ tiện ích văn phòng mà không cần đến diện tích thực”. Thường thường dịch vụ này sẽ được cung cấp bởi một đơn vị về mặt bằng hoặc bất động sản.

Các tiện ích văn phòng mà văn phòng ảo cung cấp là gì? Là các tiện ích để giải quyết vấn đề của tổ hợp dịch vụ văn phòng một doanh nghiệp:

• Bộ phận lễ tân, bưu phẩm

• Thông tin đăng ký doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký kinh doanh…

• Những tiện ích đi kèm từ công ty cung cấp dịch vụ

Những lợi ích khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo

Tiết kiệm chi phí

Khi doanh nghiệp hoạt động ở giai đoạn đầu thường đối diện với nhiều chi phí và có nhiều rủi ro. Khi đầu tư một nơi làm việc bạn phải tốn rất nhiều mức phí vào tài sản cố định như bàn ghế, đèn điện, máy nước nóng/lạnh hay hệ thống tỏa nhiệt,…. Các chi phí này tưởng chừng như nhỏ nhưng khi tổng tất cả lại sẽ thành mức phí khổng lồ. Những công ty hàng đầu hiện nay ở TPHCM như Văn phòng cho thuê Office168,... đều cung cấp những tiện ích kể trên.

Đối với vấn đề này, thuê văn phòng ảo còn xử lý được hơn cả mong đợi, trước hết, doanh nghiệp sẽ không phải tốn quá nhiều tiền bạc cho một văn phòng mới. Hơn thế nữa, địa chỉ kinh doanh của doanh nghiệp còn được đặt tại những vị trí đắc địa, điều này giúp tăng khả năng tiếp xúc được với đối tác, nguồn vốn và khách hàng.

Thuận lợi cho việc kinh doanh

Một doanh nghiệp nhỏ muốn gây được dấu ấn với đối tác lớn ngay từ lần gặp mặt đầu tiên thì địa điểm văn phòng là một điểm đáng chú ý. Nhưng nếu công ty sử dụng văn phòng ảo thì doanh nghiệp đã có địa chỉ đáng tin cậy. Các đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo thường đi kèm kinh doanh văn phòng và có địa thế đẹp. Nghĩa là, khi thuê văn phòng ảo, công ty sẽ được sở hữu vị trí, cũng như các dịch vụ đi kèm của nó. Khi gặp đối tác, công ty có thể sử dụng các phòng họp sẵn có. Chính vì thế, văn phòng ảo giúp nâng cao hình ảnh cho công ty, nhất là những công ty giai đoạn đầu phát triển.

Với những doanh nghiệp ở thời kỳ đầu phát triển, sử dụng văn phòng ảo không chỉ làm giảm chi phí; mà còn làm quá trình đăng ký kinh doanh đơn giản hơn rất nhiều. Sử dụng dịch vụ này, trước hết người chủ doanh nghiệp sẽ có địa điểm đăng ký kinh doanh thuận lợi, chuyên nghiệp và hạn chế chi phí nữa. Nếu so sánh với mức chi phí bỏ ra để thuê nơi làm việc mới hoàn toàn. Thêm nữa, khi đăng ký thuê dịch vụ văn phòng ảo của Văn phòng cho thuê Office168 - ở địa chỉ Building168 Số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1, TP.HCM trong thời hạn một năm; chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Thông tin liên lạc ổn định

Lợi ích tiếp theo mà chúng tôi muốn nói đến chính là thông tin liên lạc. Bạn nghĩ sao nếu phải dành thời gian để tuyển thêm nhân viên và chi phí để nhân sự bố trí những lịch hẹn, người phải luôn trực ở lễ tân 24/24,…

Với văn phòng ảo, doanh nghiệp đã có sẵn đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện tận tâm, nhiệt tình và trách nhiệm. Tuy là văn phòng ảo nhưng công ty sở hữu số điện thoại riêng cố định, số fax riêng và tủ đựng tài liệu, bưu phẩm,… Công ty hoàn toàn có thể làm chủ trong việc trao đổi với khách hàng và đối tác mà không tốn nhiều thời gian.

Doanh nghiệp hợp pháp

Tại Việt Nam, loại hình văn phòng ảo có vẻ mới mẻ nhưng hoàn toàn được luật pháp công nhận. Khi doanh nghiệp đăng ký giấy phép kinh doanh tại địa chỉ văn phòng ảo thì không hề khó khăn. Bởi vì, văn phòng ảo được coi là địa điểm giao dịch ổn định, có tài sản đăng ký đáp ứng hoạt động kinh doanh. Vị trí đặt văn phòng ảo đã được đăng ký với cơ quan chức năng và có người đại diện luật pháp. Do đó, việc thuê văn phòng ảo là hoàn toàn hợp pháp với pháp luật Việt Nam.

Văn phòng ảo thật sự sẽ mang đến cho doanh nghiệp những gì mà một doanh nghiệp hiện đại cần trong năm 2020. Office168 hy vọng với những chia sẻ từ bài viết này, các bạn  sẽ có thêm nhiều kiến thức hữu ích cho sự lựa chọn trong năm 2020 này. Mến chúc các bạn sức khỏe, niềm vui và Tại sao coworking space là sự lựa chọn cho rất nhiều startup? thành công.